経理担当者の退職で月次決算が止まりそうな会社へ｜経理代行・BPOで相談できる業務範囲と進め方

経理担当者が退職すると、最初に不安になるのは「今月の支払い」や「給与計算」かもしれません。

ただ、実際に会社への影響が大きく出やすいのは、月次決算が止まることです。

月次決算が遅れると、社長や経営陣が会社の数字を確認できません。
利益が出ているのか、資金繰りに問題がないのか、納税資金を準備できているのか、判断が後手に回りやすくなります。

特に中小企業では、経理担当者が1人で会計入力、請求書整理、支払い予定、給与データ、税理士への資料共有まで担当しているケースもあります。

その担当者が退職すると、

「会計入力が止まっている」
「月次試算表が出せない」
「税理士に何を送ればよいか分からない」
「支払い予定や給与データの確認が不安」
「新しい経理担当者を採用するまで社内で回せない」

という状態になることがあります。

このような場合、社内だけで無理に抱え込むのではなく、経理代行やBPOを活用して、外部と役割分担することも選択肢です。

この記事では、経理担当者の退職で月次決算が止まりそうな会社に向けて、経理代行・BPOで相談できる業務範囲と、相談から実際に進めるまでの流れを整理します。

経理担当者が退職した直後に確認したいこと

経理担当者が急に退職する場合、まずは給与、支払い、税金・社会保険料など、止めてはいけない業務を確認する必要があります。

経理担当者の退職直後に何から確認すべきかは、こちらの記事で整理しています。

関連記事：
経理担当者が急に退職する会社へ｜月次決算・支払・給与を止めない初動対応

また、退職後に何を引き継ぐべきか、資料や業務一覧を整理したい場合は、こちらの記事も参考になります。

関連記事：
経理担当者が辞めた後の引継ぎチェックリスト｜資料・業務一覧・社内体制を月次決算から見直す方法

今回の記事では、その次の段階として、社内だけで対応しきれない場合に、経理代行・BPOでどこまで相談できるのかを解説します。

経理代行・BPOは「丸投げ」ではなく、経理体制を立て直す選択肢

経理代行やBPOと聞くと、

「経理を全部外に出すことなのか」
「社内で何もしなくてよくなるのか」
「支払いや給与まで全部任せられるのか」

とイメージする方もいるかもしれません。

しかし、経理代行・BPOは、会社の経理業務をすべて丸投げするものではありません。

大切なのは、社内で判断すべき業務と、外部に任せられる業務を分けることです。

たとえば、支払いの最終承認、資金移動、取引先との重要な判断、経営判断は、基本的に会社側で行うべき業務です。

一方で、会計入力、資料整理、月次資料の作成、支払予定表の整理、税理士への資料共有などは、外部と分担しやすい業務です。

つまり、経理代行・BPOは、会社の判断を外部に任せるものではなく、経理が止まらないように実務と管理の流れを整える仕組みです。

税理士法人に相談できる経理代行の範囲

税理士法人に経理代行を相談する場合、中心になるのは、会計・税務・月次管理に関係する業務です。

たとえば、次のような業務が相談対象になります。

経理担当者が退職した会社では、会計入力だけでなく、月次決算に必要な資料がそろっているかが大きな問題になります。

そのため、単に「入力だけお願いします」ではなく、

「どの資料が不足しているか」
「どこで月次決算が止まっているか」
「税理士に何を共有すればよいか」
「支払い予定や納税予定をどう整理するか」

まで含めて相談した方が、経理体制を立て直しやすくなります。

経理担当者の退職時に相談が多い業務

経理担当者の退職をきっかけに相談が多いのは、会計入力、月次決算、支払予定、給与データ、税理士への資料共有などです。

ここでは、特に相談につながりやすい業務を整理します。

会計入力が止まっている

経理担当者が退職すると、まず会計入力が止まることがあります。

通帳明細や請求書はあるものの、どこまで入力済みなのか分からない。
領収書やカード明細が未処理のまま残っている。
会計ソフトの入力ルールが前任者しか分からない。

このような場合は、直近の試算表、総勘定元帳、通帳データ、請求書、領収書などを確認し、どの月まで処理できているかを整理する必要があります。

経理代行では、未処理資料を確認し、会計入力を進めるサポートを相談できます。

ただし、会社側でも、請求書や領収書、通帳データなどの資料を共有できる状態にしておくことが大切です。

月次試算表が出せない

会計入力が遅れると、月次試算表も出せなくなります。

月次試算表が出ないと、社長は利益や資金繰りを確認しづらくなります。

特に、

「売上はあるのにお金が残らない」
「人件費や外注費が増えている気がする」
「消費税や法人税の納税資金が不安」
「借入返済を考えると資金繰りが読めない」

という会社では、月次の数字が見えないことは大きなリスクです。

経理代行・BPOでは、月次試算表を早く確認できるように、資料回収、会計入力、確認フローを整えるところから相談できます。

支払予定が整理できていない

経理担当者が退職すると、支払予定が分からなくなることがあります。

請求書は届いているが、支払い済みか未払いか分からない。
毎月の固定費や口座振替が一覧になっていない。
税金や社会保険料の納付予定を把握できていない。

この状態では、支払い漏れや資金繰りの見落としが起こりやすくなります。

経理代行では、支払予定表の作成補助や、買掛金・未払金の整理を相談できます。

ただし、実際の振込や最終承認は会社側で行う必要があります。
外部に依頼する場合でも、誰が支払いを確認し、誰が承認するかを社内で決めておくことが大切です。

給与データと会計がつながっていない

給与計算そのものは社内や社労士に依頼していても、その給与データが会計に正しく反映されていないケースがあります。

給与、法定福利費、預り金、源泉所得税、住民税、社会保険料などは、月次決算にも関係します。

経理担当者が退職すると、

「給与仕訳を誰が作っていたか分からない」
「給与台帳を会計にどう反映していたか分からない」
「預り金や未払費用の残高が合っているか不安」

ということがあります。

税理士法人に相談する場合は、給与台帳や給与明細、社会保険料・住民税・源泉所得税に関係する資料をもとに、会計処理や月次確認の整理を相談できます。

なお、社会保険・労働保険の手続きは、会社と社労士等との役割分担によって対応範囲が異なります。給与まわりを整理する際は、必要に応じて社労士等との連携も確認しておきましょう。

税理士への資料共有が分からない

経理担当者が税理士との窓口になっていた場合、退職後に「税理士に何を送っていたか分からない」という状態になることがあります。

この場合、まず確認したいのは、毎月共有していた資料です。

経理代行・BPOを進めるときは、税理士への資料共有ルールを整えることも重要です。

資料共有の流れが整えば、月次決算も早くなり、社長が数字を確認しやすくなります。

経理代行・BPOを相談する前に整理したいこと

経理代行やBPOを相談するときに、すべての資料が完璧にそろっている必要はありません。

ただし、次の項目を事前に整理しておくと、相談がスムーズです。

特に大切なのは、何に一番困っているかを明確にすることです。

「会計入力が止まっている」のか。
「月次試算表が出ていない」のか。
「支払い予定が分からない」のか。
「給与データの反映が不安」なのか。
「経理担当者を採用するまでの間だけ外部に頼みたい」のか。

困っている内容によって、必要なサポート範囲は変わります。

経理代行・BPOの進め方

経理担当者の退職後に経理代行・BPOを進める場合は、いきなり業務を丸ごと外部に渡すのではなく、現状確認から順番に整理していくことが大切です。

一般的には、次のような流れで進めます。

現状のヒアリングから始める

まずは、現在の経理体制を確認します。

誰が何を担当していたのか。
どの業務が止まりそうなのか。
月次決算はどこまで進んでいるのか。
支払予定や給与データは整理されているのか。

この段階では、資料が完璧に整理されていなくても問題ありません。

大切なのは、現状を正直に把握することです。

会計・支払・給与に関係する資料を確認する

次に、会計・支払・給与・税務に関係する資料を確認します。

直近の試算表、総勘定元帳、通帳データ、請求書、領収書、給与台帳、支払予定表、過去の申告書などを確認し、どこまで処理できているかを整理します。

この段階で、足りない資料や不明点も見えてきます。

外部に依頼する業務範囲を決める

資料を確認したら、どこまで外部に依頼するかを決めます。

会計入力だけを依頼するのか。
月次資料の整理まで依頼するのか。
支払予定表の作成補助まで依頼するのか。
給与データの会計反映まで確認するのか。

業務範囲を決めるときは、社内で残す業務と外部に任せる業務を分けることが重要です。

月次スケジュールを設計する

経理代行・BPOでは、毎月のスケジュールを決めることが大切です。

たとえば、次のように進めると、月次決算が遅れにくくなります。

毎月の流れを決めておくことで、経理担当者が変わっても、月次決算を安定して進めやすくなります。

運用しながら改善する

最初から完璧な経理体制を作るのは難しいです。

最初の1〜2か月は、資料の不足や確認漏れが出ることもあります。

そのため、経理代行・BPOは、始めたら終わりではなく、運用しながら改善していくものです。

資料共有の方法、締切、確認者、月次報告の内容を少しずつ整えることで、社内の負担を減らしながら、月次決算を安定させやすくなります。

経理代行を依頼した方がよい会社の特徴

次のような状態に当てはまる会社は、経理代行やBPOを検討するタイミングです。

経理代行は、単に作業を代わりに行うだけではありません。

会社の経理業務を整理し、月次決算を安定させ、社長が数字を見て判断できる状態に近づけるための選択肢です。

税理士法人に相談するメリット

経理代行・BPOを依頼する先には、さまざまな選択肢があります。

その中で、税理士法人に相談するメリットは、経理作業だけでなく、税務・月次管理・決算までつなげて確認しやすいことです。

たとえば、会計入力だけを進めても、消費税、法人税、源泉所得税、役員報酬、決算着地、納税資金の見込みとつながっていなければ、経営判断には使いにくいままです。

税理士法人に相談することで、

• 月次試算表
• 消費税や法人税の納付見込み
• 源泉所得税や住民税の確認
• 役員報酬や人件費の確認
• 決算前の着地見込み
• 資金繰りの確認
• 税理士・社労士等との役割分担

を一体で整理しやすくなります。

経理担当者の退職は、会社にとって大きな負担です。
しかし、そこで経理体制を見直すことで、今後の月次管理を改善するきっかけにもなります。

ビジョン・ナビに相談できること

ビジョン・ナビでは、税務・会計の視点から、経理担当者の退職に伴う経理体制の整理をサポートしています。

たとえば、次のような内容を会社ごとの状況に応じて整理できます。

経理代行やBPOは、会社の状況によって必要な範囲が変わります。

会計入力だけで足りる会社もあれば、月次決算、資料整理、支払予定、給与データ連携まで見直した方がよい会社もあります。

大切なのは、最初から完璧に依頼内容を決めることではありません。

まずは、現在どの業務が止まりそうなのか、どこまで社内で対応できるのか、どこから外部と分担した方がよいのかを整理することです。

まとめ

経理担当者の退職で月次決算が止まりそうな場合、会社は早めに経理体制を整理する必要があります。

会計入力、請求書整理、支払予定、給与データ、税理士への資料共有が止まると、月次試算表が遅れ、利益や資金繰り、納税見込みを確認しづらくなります。

経理代行・BPOは、経理業務をすべて丸投げするものではありません。

社内で判断すべき業務と、外部に任せられる業務を分けながら、月次決算を止めない体制を作るための選択肢です。

特に、

「経理担当者が急に退職する」
「月次決算が止まりそう」
「支払い予定や給与データの確認が不安」
「税理士に何を共有すればよいか分からない」
「経理担当者を採用するまでの間、外部サポートを検討したい」
「経理代行・BPOでどこまで相談できるのか知りたい」

このような状態であれば、早めに現状を整理しておくことが大切です。

ビジョン・ナビでは、税務・会計の視点から、経理資料の整理、月次決算の確認、支払予定の整理、給与データの会計連携、税理士・社労士等との役割分担まで、会社ごとの状況に応じてサポートしています。

自社だけで対応が難しい場合は、まずは現在の経理業務や資料の状況を整理するところからご相談ください。

経理担当者の退職を、単なる一時的なトラブルで終わらせず、今後の月次管理と経理体制を見直すきっかけにしていきましょう。