経理担当者から急に退職の申し出があったとき、会社として一番避けたいのは、毎月の経理業務が止まってしまうことです。
特に中小企業では、経理担当者が1人で月次決算、支払管理、給与計算、税理士への資料共有などを担っているケースも少なくありません。
普段は問題なく回っているように見えても、担当者が退職するとなった瞬間に、
「どの支払いがいつ必要なのか分からない」
「会計ソフトやネットバンキングのログイン情報が分からない」
「給与計算の流れを把握している人がいない」
「税理士に何を共有しているのか分からない」
「月次試算表がいつ出せるのか分からない」
という状態になることがあります。
経理担当者の退職は、単なる人員補充の問題ではありません。
会社のお金の流れ、税務、給与、支払い、月次管理に関わる重要な問題です。
この記事では、経理担当者が急に退職する会社に向けて、月次決算・支払・給与を止めないために、まず何から確認すべきかを整理します。
経理担当者が急に退職すると、何が止まりやすいのか
経理担当者が退職するときに、最初に確認したいのは「その人が何を担当していたか」です。
経理といっても、実際の業務範囲は会社によって大きく異なります。
会計入力だけをしている場合もあれば、請求書の発行、入金確認、支払い、給与計算、社会保険料や住民税の確認、税理士対応まで任せている場合もあります。
特に注意したいのは、次の3つです。
| 止まりやすい業務 | 会社への影響 |
|---|---|
| 月次決算 | 利益・資金繰り・納税見込みが見えにくくなる |
| 支払業務 | 取引先への支払い漏れや遅延につながる |
| 給与計算 | 従業員への給与支給に影響する |
この3つは、会社の信用や従業員の安心にも関わります。
そのため、退職が分かったら、まずは「採用をどうするか」よりも先に、今月と来月の経理業務を止めないための確認が必要です。
まずは退職日までに残された期間を確認する
経理担当者の退職対応では、残された期間によって取るべき動きが変わります。
1か月以上あるのか。
2週間程度しかないのか。
今月末で退職なのか。
すでに有給消化に入る予定なのか。
この違いによって、引継ぎできる量は大きく変わります。
退職日までに時間がある場合は、業務フローの整理や資料の引継ぎを進められます。
一方で、退職日まで時間がない場合は、すべてを完璧に引き継ごうとするよりも、まず止めてはいけない業務から優先順位をつける必要があります。
優先すべきなのは、次の順番です。
| 優先順位 | 確認すること |
| 1 | 給与支給が予定どおりできるか |
| 2 | 取引先への支払いが漏れなくできるか |
| 3 | 税金・社会保険料・住民税などの納付予定を把握できているか |
| 4 | 会計データ・請求書・通帳データを確認できるか |
| 5 | 月次試算表をいつまでに作れるか |
経理担当者の退職時には、細かい作業をすべて把握しようとして混乱することがあります。
まずは、会社のお金が止まらないこと、従業員の給与が止まらないこと、取引先への支払いが止まらないことを最優先に考えましょう。
月次決算を止めないために確認すること
経理担当者が退職すると、月次決算が遅れる会社は多いです。
なぜなら、月次決算は会計ソフトに入力するだけでなく、資料回収、通帳確認、請求書確認、給与データの反映、税理士への共有など、複数の作業がつながっているからです。
まず確認したいのは、次の項目です。
| 確認項目 | 見るポイント |
| 会計ソフト | ログイン情報、利用者権限、入力状況 |
| 通帳・入出金明細 | どの口座を使っているか、データ取得方法 |
| 請求書・領収書 | 保存場所、紙かデータか、未処理分の有無 |
| 売掛金・買掛金 | 入金予定、支払い予定、未回収・未払の有無 |
| 給与データ | 月次処理に反映されているか |
| 税理士への共有資料 | 毎月何を、いつ、どの方法で共有しているか |
特に重要なのは、会計ソフトのログイン情報と、資料の保存場所です。
担当者しか分からないフォルダ、担当者しか使っていないExcel、担当者個人のメールに届いている請求書などがあると、退職後に確認が難しくなります。
月次決算を止めないためには、「誰が入力しているか」だけでなく、「どの資料をもとに、どの順番で処理しているか」を確認することが大切です。
支払業務を止めないために確認すること
経理担当者の退職で最も怖いのが、支払い漏れです。
取引先への支払いが遅れると、会社の信用に関わります。
また、税金や社会保険料、住民税などの納付予定を見落とすと、余計な負担や手続きが発生することもあります。
退職が分かった時点で、まずは支払い予定を一覧にしましょう。
確認したい項目は、次の通りです。
| 確認項目 | 内容 |
| 支払先 | 仕入先、外注先、家賃、リース、借入返済など |
| 支払日 | 毎月何日に支払うのか |
| 支払方法 | 振込、口座振替、クレジットカード、現金など |
| 承認者 | 最終的に誰が承認するのか |
| ネットバンキング | ログイン情報、権限、承認フロー |
| 未払分 | すでに請求書が届いているが未払いのもの |
支払業務では、金額だけでなく、承認フローも重要です。
経理担当者が振込データを作成し、社長が承認する流れなのか。
経理担当者がすべて行っていたのか。
税理士や外部の担当者に確認していたのか。
ここが曖昧だと、退職後に「誰が振込処理をするのか」「誰が最終確認するのか」が分からなくなります。
支払いは会社の信用に直結します。
退職が分かったら、まず直近1〜2か月の支払い予定だけでも見える状態にしておきましょう。
給与計算を止めないために確認すること
給与計算は、従業員の生活に直接関わるため、絶対に止めてはいけない業務です。
経理担当者が給与計算まで担当している場合は、早めに流れを確認する必要があります。
特に確認したいのは、次の項目です。
| 確認項目 | 見るポイント |
| 給与計算ソフト | ログイン情報、操作権限、締日・支給日 |
| 勤怠データ | どこから取得しているか |
| 給与台帳 | 過去の支給内容を確認できるか |
| 社会保険料 | 控除額の確認方法 |
| 住民税 | 市区町村から届いた通知額の反映方法 |
| 源泉所得税 | 給与から控除した税額の確認方法 |
| 振込データ | 誰が作成し、誰が承認しているか |
給与計算は、単に基本給を入れるだけではありません。
残業代、欠勤控除、社会保険料、住民税、源泉所得税、通勤手当、賞与、入退社処理など、確認すべき項目が多くあります。
特に、退職者や入社者がいる月、住民税が変わる時期、賞与支給がある時期は注意が必要です。
給与計算の流れが担当者任せになっている場合は、退職前に少なくとも「毎月どの資料を見て、どの順番で処理しているか」を確認しておきましょう。
引継ぎでは業務内容だけでなく、資料とアカウントを確認する
経理担当者の退職時には、業務内容の引継ぎだけでなく、資料やアカウントの確認が重要です。
どれだけ口頭で説明を受けても、必要な資料やログイン情報が分からなければ、実務は進みません。
最低限、次のものは確認しておきたいところです。
| 種類 | 確認するもの |
| 会計 | 会計ソフト、試算表、総勘定元帳、仕訳帳 |
| 資料 | 請求書、領収書、契約書、通帳データ |
| 支払 | 支払予定表、振込データ、ネットバンキング |
| 給与 | 給与ソフト、給与台帳、勤怠データ、住民税通知書 |
| 税務 | 税理士への共有資料、過去の申告書、納付書 |
| 社内ルール | 締切日、承認者、保存場所、チェック方法 |
経理の引継ぎでは、「何となく分かる」では足りません。
退職後に誰が見ても確認できるように、資料の保存場所、処理の順番、確認する人を整理する必要があります。
経理担当者が辞めた後に、具体的にどの資料を確認すべきか、どの業務を一覧化すべきかを整理したい場合は、こちらの記事も参考にしてください。
関連記事：
経理担当者が辞めた後の引継ぎチェックリスト資料-業務一覧-社内体制を月次決算から見直す方法
この記事では、退職後の引継ぎで確認したい資料、業務一覧、社内体制の見直しポイントをより詳しく整理しています。
社内だけで対応するか、外部に相談するかを分けて考える
経理担当者が退職すると、まず新しい担当者を採用しようと考える会社も多いです。
もちろん、社内に経理担当者を置くことは大切です。
ただし、急な退職の場合、採用してすぐに同じレベルで業務を引き継げるとは限りません。
そのため、退職直後は「すべて社内で対応する」か「すべて外注する」かで考えるのではなく、業務ごとに分けて考えることが大切です。
たとえば、次のように分けることができます。
| 社内で行う業務 | 外部に相談しやすい業務 |
| 支払いの最終承認 | 会計入力 |
| 取引先との判断 | 月次資料の整理 |
| 資金移動の承認 | 支払予定表の作成補助 |
| 社内ルールの決定 | 給与データとの連携確認 |
| 経営判断 | 税理士への資料整理・月次確認 |
経理代行やBPOは、すべてを丸投げするためのものではありません。
社内で判断すべきことを残しながら、作業や資料整理、月次管理を外部と分担することで、経理が止まりにくい体制を作るための選択肢です。
急場しのぎで終わらせると、また同じ問題が起こる
経理担当者の退職対応では、目の前の給与や支払いを何とか回すことが最優先です。
ただし、そこで終わってしまうと、また同じ問題が起こる可能性があります。
たとえば、
「会計ソフトの使い方を担当者しか知らない」
「支払予定表が担当者のExcelだけで管理されている」
「税理士に何を送っているのか社内で把握していない」
「月次試算表が出るまで社長が数字を見られない」
「経理担当者が休むと給与計算が不安になる」
このような状態が残っていると、新しい担当者が入っても、また属人化してしまいます。
経理担当者の退職は、会社にとって大変な出来事です。
しかし同時に、経理体制を見直すきっかけにもなります。
退職対応をきっかけに、月次決算、支払管理、給与計算、税理士との役割分担を整理しておくことで、今後の経理業務を安定させやすくなります。
経理担当者の退職によって月次決算が止まりそうな場合や、社内だけでは対応が難しい場合は、経理代行としてどこまで外部に相談できるのかを整理しておくことも大切です。
関連記事：
経理担当者の退職で月次決算が止まりそうな会社へ｜税理士法人に相談できる経理代行の範囲
この記事では、税理士法人に相談できる経理代行の範囲や、月次決算・支払・給与まわりをどのように外部と分担できるかを整理しています。
税理士法人に相談するときに準備しておきたい資料
経理担当者の退職について税理士法人に相談するときは、完璧な資料をそろえる必要はありません。
ただ、次のような資料があると、現状を把握しやすくなります。
| 資料 | 確認できること |
| 直近の試算表 | 月次決算の状況 |
| 総勘定元帳 | 会計処理の流れ |
| 通帳・入出金明細 | 入金・支払いの状況 |
| 請求書・領収書 | 未処理資料の有無 |
| 支払予定表 | 今後の支払い予定 |
| 給与台帳 | 給与計算の状況 |
| 勤怠データ | 給与計算に必要な情報 |
| 税理士とのやり取り | 毎月共有している資料 |
| 会計ソフト・給与ソフトの情報 | 利用環境や権限 |
もし資料が整理できていなくても、まずは「何がどこにあるか」を確認するところからで大丈夫です。
経理担当者の退職直後は、資料がきれいに整っていないこともあります。
大切なのは、現状を隠さずに整理し、何から手をつけるべきかを明確にすることです。
まとめ
経理担当者が急に退職する場合、会社がまず確認すべきなのは、月次決算・支払・給与が止まらないかどうかです。
経理担当者の退職は、採用だけで解決できる問題ではありません。
会計ソフト、請求書、通帳データ、支払予定、給与計算、税理士への共有資料など、会社のお金に関わる流れを整理する必要があります。
特に、経理担当者が1人で業務を抱えていた会社では、退職をきっかけに次のような問題が見えてくることがあります。
「支払い予定を担当者しか把握していない」
「月次試算表が遅れても原因が分からない」
「給与計算の確認方法が社内に残っていない」
「税理士に何を送っているのか分からない」
「経理担当者が辞めると、会社のお金の流れが見えなくなる」
このような状態であれば、退職対応とあわせて、経理体制そのものを見直すタイミングです。
ビジョン・ナビでは、税務・会計の視点から、月次決算、経理資料の整理、支払予定、給与まわりの確認、税理士との連携体制づくりまで、会社ごとの状況に応じてサポートしています。
「経理担当者が急に退職することになり、何から確認すべきか分からない」
「月次決算や支払いが止まらないか不安」
「新しい経理担当者を採用するまでの間、外部サポートを検討したい」
「経理代行やBPOでどこまで任せられるのか知りたい」
このようなお悩みがある場合は、まずは現在の経理業務、資料の保存場所、支払予定、給与計算の流れを整理するところから始めてみてください。
自社だけで対応が難しい場合は、早めに専門家へ相談しておくと安心です。
