こんにちは、税理士法人ビジョン・ナビです！
「特定の社員しか業務を理解しておらず、休まれると仕事が止まる」
「業務が属人化していて、引き継ぎができない」
中小企業でよく耳にする悩みの一つが 業務の属人化 です。これは企業の成長を妨げるだけでなく、突然の退職や休職が発生した際に大きなリスクとなります。
この記事では、属人化を防ぐための具体的な業務効率化と仕組み化の方法を分かりやすく解説します。
属人化とは？なぜ中小企業に多いのか
属人化とは、「特定の人しかできない仕事」が社内に存在する状態を指します。
中小企業で属人化が起こりやすい理由は以下の通りです。
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人員が少なく、担当者が固定化されやすい
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マニュアルや業務フローが整備されていない
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ITツール導入が遅れており、個人のやり方に依存している
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社長や幹部が細かい業務まで抱えてしまう
この状態を放置すると、担当者が退職・休職した際に業務が止まり、経営に大きな支障をきたします。
👉 中小企業庁も「経営の見える化」「業務効率化の推進」を中小企業の課題として掲げています（中小企業庁：経営支援）。
属人化を防ぐ！具体的な仕組み化のステップ
ステップ① 業務の棚卸し
まずは「誰が・どんな仕事を・どのくらい行っているか」を洗い出しましょう。
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部署ごとに業務リストを作成
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作業時間や頻度を記録
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担当者しか知らない作業を特定
これにより、属人化リスクの高い業務を明確化できます。
ステップ② マニュアル・手順書の作成
属人化防止の基本は「誰でもできる仕組み」にすることです。
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操作画面をキャプチャしたマニュアル
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チェックリスト形式の手順書
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動画マニュアル（短い録画でもOK）
簡易的でも「見れば分かる資料」があるだけで、業務引き継ぎはスムーズになります。
ステップ③ ITツールの活用
業務効率化に欠かせないのがITツールの導入です。
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勤怠管理・給与計算 → クラウド型人事労務システム
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会計業務 → クラウド会計ソフト
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情報共有 → Chatツール・クラウドストレージ
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タスク管理 → プロジェクト管理ツール
ツールを導入することで、個人のやり方に依存せず、業務フローが標準化されます。
👉 厚生労働省も「働き方改革」の一環として、IT導入による業務効率化を推進しています（厚生労働省：働き方改革）。
ステップ④ 業務の分担とクロストレーニング
属人化を防ぐには、一人に業務を集中させないことが重要です。
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複数人で同じ業務を経験する「ジョブローテーション」
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互いの業務を教え合う「クロストレーニング」
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重要な業務は必ずサブ担当をつける
これにより、誰かが抜けても業務が継続できる体制を整えられます。
ステップ⑤ 定期的な見直し
仕組みを作っても、そのままでは形骸化してしまいます。
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半年ごとに業務フローを見直す
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新しいツールや制度を取り入れる
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改善点を社員から吸い上げる仕組みをつくる
こうして改善を続けることで、常に効率的で属人化しない体制を維持できます。
成功事例：製造業（従業員25名）のケース
課題
・生産管理をベテラン社員1名が独占しており、休むと生産が止まる状態
改善策
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工程をすべてシステムに入力し、情報をクラウドで共有
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手順を動画マニュアル化し、若手社員も担当できるよう教育
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月1回のジョブローテーションを導入
成果
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生産管理を3人が対応可能に
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ベテラン社員の負担が減り、長時間労働が解消
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生産性が向上し、納期遵守率が改善
よくある質問（Q&A）
Q1. マニュアル作成に時間がかかりそうですが…
A. まずは重要な業務から簡易版でOKです。最初はチェックリスト形式でも十分機能します。
Q2. ITツールはコストが心配です
A. 中小企業向けに補助金制度もあります。導入費用を抑えながら効率化を進められます。
まとめ｜仕組み化で持続可能な経営を実現
属人化は中小企業にとって大きなリスクですが、
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業務の棚卸し
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マニュアル化
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ITツールの活用
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業務の分担と教育
といった取り組みを重ねることで、確実に解消できます。
属人化を防ぎ、仕組み化された会社は「社長や特定の社員に依存しない持続可能な経営」が可能になります。
税理士法人ビジョン・ナビでは、業務効率化や仕組み化の無料相談を承っています。ぜひお気軽にご相談ください。
