経理担当者が突然辞めても困らない！バックオフィス体制の作り方

こんにちは、税理士法人ビジョン・ナビです！

「経理担当者が退職してしまい、誰も数字が分からなくなった…」
「入金・支払い・給与…何がどこまで進んでいるか把握できない」
「経理が“その人にしか分からない”状態が不安」

京都の中小企業では、経理担当者が1名というケースが多く、
突然の退職＝経営のリスク
になりやすいのが現実です。

しかし、経理は“仕組み”を整えれば、特定の担当者に依存しない体制にできます。

この記事では、税理士として多数の企業のバックオフィスを改善してきた経験から、
経理担当者が辞めても困らない体制づくりの実践ポイント
をわかりやすく解説します。

■ 経理が属人化すると起こる3つのリスク

① 入出金管理が止まり、資金繰りが悪化する

経理担当者がいなくなると、
・誰に請求書を送ればいいか
・どの支払いが今月必要なのか
・預金残高がどう推移するのか
が分からなくなり、資金ショートに直結する可能性があります。

② 税務処理が遅れ、ペナルティ発生のリスク

消費税・源泉税など、毎月・毎年の税務期限を把握しているのが担当者のみだと、退職後に手続きが止まる恐れがあります。
遅れると延滞税や加算税など、無駄なコストが発生します。

③ 情報がブラックボックス化し事業承継にも悪影響

経理データが属人化すると、情報の引き継ぎが困難になり、事業承継や銀行対応でも信頼低下につながります。

■ 属人化を防ぐ“バックオフィスの仕組み化”とは？

① 業務フローを見える化する

まずは、経理の全ての業務を洗い出し、
・請求
・入金
・支払い
・給与
・領収書処理
などのフローを整理します。

紙やExcelではなく、Googleドライブやクラウドツールで見える化すると、引継ぎの負担が大幅に減ります。

② クラウドツールでデータを一元管理する

バックオフィス体制を強くする最大のポイントは、
「クラウドでデータを共有できる状態をつくること」
です。

例：

• freee / マネーフォワード（会計）

• マネーフォワード請求書 / freee請求書（請求管理）

• 色々な経費精算アプリ（証憑管理・電子帳簿保存法対応）

クラウド化のメリット：

• ログインすれば誰でも状況を確認できる

• 担当者の退職後も業務が途切れない

• 税理士とリアルタイム共有できる

③ 業務マニュアルを作成し“誰でもできる状態”にする

1つの作業ごとに、
「① どの画面を開くか」
「② どこを確認するか」
「③ どのデータを保存するか」
を書き残しておくと、新任スタッフでもすぐに対応できます。

■ 経理担当者が辞めても安心な“3つの仕組み”

① 支払・振込の承認フローを複数人に

振込権限を1名に任せるのは非常に危険です。
経営者・経理担当者・外部専門家（税理士など）といった形でチェック体制を持つと安心です。

② クラウド会計の権限を複数人で共有

“データが担当者のパソコンにしかない”状況は絶対に避けるべきです。
クラウドなら情報は会社の資産として残ります。

③ 税理士との連携で“外部バックオフィス”を持つ

外部の税理士が業務フローを把握していると、担当者が辞めても、
・月次処理
・決算
・税務
が滞らず、会社の運営が止まりません。

税理士を「会計入力の外注先」ではなく、
“バックオフィスの参謀”
として活用するのがポイントです。

ポイント整理

【属人化のリスク】

• 資金繰りが不安定になる

• 税務処理が遅れる

• 経営情報がブラックボックス化

【体制強化の3つのポイント】

1. 業務フローを見える化

2. クラウドツールで一元管理

3. マニュアルで“誰でもできる状態”に

【安心のための仕組み】

• 承認フローを複数人に

• 会計の権限共有

• 税理士と二重体制で運用

 よくある質問Q&A

Q1：人手不足なので経理を減らしたいのですが可能ですか？

A：はい。クラウド会計・請求書管理・経費精算アプリを組み合わせれば、1人月の経理作業が半分以下になるケースもあります。

Q2：経理担当者が辞める前にやっておくべきことは？

A：まずは業務棚卸しとクラウド化です。
次にマニュアル化、そして税理士を含めた二重チェック体制を整えると安心です。

まとめ

経理担当者が突然辞めても困らない会社は、
“人”に頼らず“仕組み”で動くバックオフィス
をつくっています。

・フローの見える化
・クラウド化
・マニュアル整備
・税理士との連携

この4つを整えることで、会社の安定性は大きく高まります。

「うちの経理、属人化しているかも…」
「どこから改善すればいい？」

と感じたら、まずはお気軽にご相談ください。
税理士法人ビジョン・ナビでは、バックオフィス改善・クラウド導入・体制構築の無料相談を受付中です。