経理担当者が辞めても困らない体制構築法

こんにちは、税理士法人ビジョン・ナビです！

「経理担当が急に辞めてしまった…」
「引き継ぎがなく、請求処理や支払いが止まってしまった…」

中小企業で最も多い“経理の悩み”が、経理担当者の退職による業務のストップです。特に属人化が進んだ状態では、社長や他の社員が急に経理を引き受ける羽目になり、本業が止まるという事態すら起こります。

しかし実は、いくつかのポイントを押さえておくだけで、
「誰が辞めても経理が回る体制」を作ることは可能です。

この記事では、今日から着手できる方法をわかりやすく整理してご紹介します。

■ 経理が止まる最大の原因は“属人化”

① 経理担当ひとりが全業務を抱える構造

中小企業では、「経理＝1人任せ」というケースが非常に多いです。
その結果、

• 領収書整理

• 請求書作成

• 支払い・入金管理

• 給与計算

• 試算表作成

• 税理士とのやり取り

など、会社のお金に関わる重要業務を１人で抱え込みがちです。

しかも、担当者しか知らないエクセル管理や独自ルールが存在すると、辞めた瞬間に業務がブラックボックス化し、経理が完全に止まってしまいます。

② 属人化は「仕組み」ではなく「人」に依存した状態

“仕組み化”されていない経理は、人が辞めた瞬間に崩壊します。

原因は以下の通りです：

• 手順が口頭でしか共有されていない

• データ管理が担当者のパソコン任せ

• パスワードや契約情報が共有されていない

• アナログ作業が多く、誰がやっても再現できない

これらはすべて、「人が辞めても困る構造」を生み出しています。

■ 辞めても困らない経理体制の作り方

① 業務フローを“見える化”する

まず最初にやるべきことは、経理業務をすべて書き出すことです。

• 請求書作成は誰がいつ行う？

• ネットバンキングの支払いスケジュールは？

• 領収書の回収ルールは？

• 給与計算の流れは？

これらを紙やクラウド上で「経理マニュアル」にまとめれば、誰が担当しても同じ作業が可能になります。

見える化していない業務は、引き継ぎが不可能です。

② データは会社管理に一本化

属人化の典型例は「担当者のパソコンに全データが入っている」ことです。

すぐに以下を実施しましょう：

• データはクラウドストレージに保管

• パスワードは会社で管理

• 契約情報・ログインIDは管理表にまとめる

• 会計ソフトの権限を複数人が持てる状態にする

これらを徹底するだけで、退職後の混乱は大幅に減ります。

■ 外注を活用し“人依存のリスク”をゼロに近づける

① 経理の一部または全部を外注する

属人化の最大の解決策は、外注を活用することです。

外注にすると：

• 退職リスクゼロ

• 税理士法人内で複数名が対応

• 知識レベル・品質が均一

• 経理が止まらない仕組みが完成

社内で無理に担当者を育てなくても、安定した経理体制が整います。

② 給与計算だけでも外注して負担軽減

経理の中で最もミスが許されないのが給与計算です。
社労士・税理士がチェックしながら行う外注サービスを使えば、人的トラブルも大幅に減らせます。

外注は「丸投げ」ではなく、
“経営リスクを減らす経営判断” として非常に有効です。

 ポイント整理

経理担当者が辞めても困らない会社の特徴

• 経理業務が可視化されている

• 経理データがクラウドで共有されている

• パスワード・契約管理が会社に集約

• マニュアルがあり、誰でも再現できる

• 外注を活用し、担当者退職の影響が最小限

• 経理の属人化がゼロに近い体制

 よくある質問（FAQ）

Q1：経理マニュアルはどこまで細かく作るべき？

A：新人でも同じ作業ができるレベルが理想です。
操作手順、締め日のルール、データ保存の場所など、再現できる内容を書き出しましょう。

Q2：外注と社内経理のどちらが良いですか？

A：会社の規模や業務量によります。
ただし、退職リスクを減らす観点では、外注を組み合わせると安定性が高まります。

Q３：経理は2人以上いた方がよいですか？

A：可能であれば、2人体制以上をおすすめします。
1人で経理を担当している場合、休職・退職・急な欠勤による業務停止リスクが大きく、月次や支払処理が滞る可能性があります。
2人以上いれば、相互チェックによるミス防止や、繁忙期の業務分散ができ、経営の安定につながります。

ただし、人件費の問題で2人体制が難しい会社もあります。
その場合は、

一部業務だけ外注する
マニュアル化を進めて属人化を防ぐ
定型業務をクラウド会計で効率化する
など、実質的に「2人体制に近づける」仕組みづくりが重要です。

まとめ

経理担当者の退職は、会社経営に直結する大きなリスクです。
しかし、業務の見える化・データ共有・外注の活用によって、誰が辞めても困らない経理体制は必ず実現できます。

「うちも属人化しているかも…」
「退職されたら業務が止まるのが不安…」

そんな経営者の方は、ぜひ 税理士法人ビジョン・ナビの無料相談 へお気軽にご相談ください。
あなたの会社に合った最適な経理体制づくりをサポートいたします！