住民税の通知書が5月に届いたら会社は何をする？6月給与でミスしない確認ポイント

5月になると、市区町村から会社へ住民税の通知書が届きます。

正式には「特別徴収税額通知書」などと呼ばれるもので、従業員ごとの住民税額が記載されています。

会社はこの通知書をもとに、6月給与から新しい住民税額を給与天引きしていきます。給与所得者の個人住民税は、一般的に6月から翌年5月までの毎月の給与から徴収される仕組みです。

ただ、通知書が届いたときに、

「会社は何を確認すればいいのか」
「6月給与からどう反映すればいいのか」
「退職者や中途入社者がいる場合はどうするのか」
「給与ソフトへの入力ミスを防ぐには何を見ればいいのか」

と迷うこともあります。

住民税は毎月の給与計算に関わるため、入力ミスや反映漏れがあると、従業員からの問い合わせや後日の修正対応につながることがあります。

この記事では、住民税の通知書が5月に届いたときに会社が確認すべきことを、6月給与でミスしないための実務ポイントに絞って整理します。

この記事で分かること

この記事では、次の内容を整理します。

• 5月に会社へ届く住民税の通知書とは何か
• 会社が最初に確認すべきポイント
• 6月給与へ反映するときにミスしやすい点
• 退職者・中途入社者・休職者がいる場合の注意点
• 給与計算前に確認したいチェックリスト
• 自社だけで対応が難しい場合に相談できること

住民税の通知書が5月に届いたら、まず何を確認する？

住民税の通知書は、6月給与からの天引き額を知らせるもの

会社に届く住民税の通知書は、従業員ごとの住民税額を会社へ知らせるためのものです。

給与から住民税を天引きして納める方法を「特別徴収」といいます。

特別徴収では、会社が従業員の給与から毎月住民税を差し引き、市区町村へ納付します。
一般的には、6月から翌年5月までの12か月に分けて給与から徴収します。

そのため、5月に通知書が届いたら、会社は6月給与から新しい税額を反映する準備をする必要があります。

ここで注意したいのは、住民税は「前年の所得」に基づいて決まるという点です。

今年の給与がまだ少ない従業員でも、前年の所得が多ければ住民税が高くなることがあります。従業員から質問されることもあるため、会社側でも基本的な仕組みを押さえておくと対応しやすくなります。

会社に届く通知書には「会社用」と「従業員用」がある

住民税の通知書には、主に会社が給与計算に使うものと、従業員本人へ渡すものがあります。

自治体によって様式や名称は異なりますが、一般的には、

• 特別徴収義務者用
• 納税義務者用

のように分かれています。

会社側では、特別徴収義務者用の情報をもとに、従業員ごとの月割額を給与計算へ反映します。
一方で、納税義務者用は、従業員本人へ渡す通知書です。

通知書が届いたら、まずは「給与計算に使うもの」と「従業員へ渡すもの」を分けて管理しましょう。

ここが混ざると、給与計算への入力漏れや、従業員への配布漏れにつながることがあります。

6月給与でミスしやすい確認ポイント

① 6月分だけ金額が違う場合がある

住民税の特別徴収では、6月分と7月以降の金額が異なることがあります。

年間の住民税額を12か月で割り切れない場合、端数の関係で6月分だけ金額が違うことがあるためです。

そのため、給与ソフトに入力するときは、

• 6月分の金額
• 7月から翌年5月までの金額

を分けて確認することが大切です。

よくあるミスは、6月分の金額をそのまま12か月分として登録してしまうことです。

通知書には、月ごとの税額や月割額が記載されています。6月分と7月以降の金額が同じかどうかを必ず確認しましょう。

② 従業員ごとの氏名・住所・税額を確認する

通知書が届いたら、従業員ごとの情報も確認します。

特に見ておきたいのは、次の項目です。

• 氏名
• 住所
• 月ごとの住民税額
• 年税額
• 退職者や休職者が含まれていないか
• 入社した従業員が反映されているか

住民税は、1月1日時点の住所地の市区町村で課税されます。
そのため、従業員の現在の住所と、通知書に記載されている自治体が異なることもあります。

住所が違うからといって、すぐに間違いとは限りません。

ただし、給与計算上は、通知書に記載された内容に基づいて処理する必要があります。会社側で勝手に金額を変えたり、自己判断で控除を止めたりしないように注意しましょう。

③ 給与ソフトへの入力ミスを防ぐ

住民税の通知書が届いた後、実務上もっとも気をつけたいのが給与ソフトへの入力です。

特に次のようなミスが起こりやすいです。

入力後は、通知書の金額と給与明細の住民税控除額が一致しているかを確認しましょう。

特に6月給与の計算時は、前年分の設定が残っていないかを確認することが大切です。

退職者・中途入社者・休職者がいる場合の注意点

退職者が通知書に載っている場合

5月に届く通知書には、すでに退職した従業員が記載されていることがあります。

これは、給与支払報告書を提出した時点では在籍していたものの、その後退職した場合などに起こります。

退職者が通知書に載っている場合は、退職時の住民税の処理がどうなっているかを確認しましょう。

たとえば、

• 退職時に一括徴収したのか
• 普通徴収へ切り替えたのか
• 給与所得者異動届出書を提出しているか
• 市区町村から変更通知が来ているか

を確認する必要があります。

退職者について会社がそのまま給与天引きを続けることはできないため、該当者がいれば早めに状況を確認しましょう。

中途入社者は、すぐに通知書へ反映されないことがある

中途入社者については、5月に届く通知書に反映されていないことがあります。

たとえば、前職で特別徴収されていた人、普通徴収になっている人、入社後に特別徴収への切替手続きをする人など、状況によって対応が異なります。

中途入社者がいる場合は、

• 住民税を普通徴収で納めているのか
• 前職から特別徴収が継続されるのか
• 会社で特別徴収へ切り替える必要があるのか
• 本人から納付書や通知書について相談があるか

を確認しておくとよいでしょう。

会社側で判断が難しい場合は、従業員本人の状況や自治体の案内を確認する必要があります。

休職者・育休中の従業員にも注意する

休職中や育休中の従業員がいる場合も、住民税の扱いに注意が必要です。

住民税は、給与が少ない月や給与支給がない月でも、前年の所得に基づいて税額が決まります。

そのため、休職や育休で給与がない場合、給与から天引きできないことがあります。

この場合は、

• 会社が立て替えるのか
• 本人から会社へ入金してもらうのか
• 普通徴収へ切り替えるのか

などを確認する必要があります。

対応方法は会社の運用や自治体の手続きによって異なるため、給与計算前に対象者を洗い出しておくことが大切です。

会社側で確認したい住民税通知書チェックリスト

給与計算前に確認したい項目

6月給与に反映する前に、次の項目を確認しておくとミスを防ぎやすくなります。

このチェックリストを使うと、給与計算時に確認すべきポイントが整理しやすくなります。

特に6月給与は、住民税の切り替え時期になるため、通常月よりも確認項目が増えます。

給与計算後にも金額を確認する

住民税のミスは、入力時だけでなく、給与計算後の確認不足でも起こります。

給与計算が完了したら、次の点を確認しましょう。

• 給与明細の住民税額が通知書と一致しているか
• 6月分と7月以降の金額を間違えていないか
• 退職者・休職者に誤って控除していないか
• 新年度分に切り替わっているか
• 納付額と給与控除額が一致しているか

給与ソフトで前年の住民税データが残っている場合、更新漏れが起こることがあります。

給与計算後に通知書と照合しておくことで、従業員からの問い合わせや後日の修正を減らしやすくなります。

自社だけで対応しにくいケース

担当者が一人で給与計算をしている場合

少人数の会社では、経理や給与計算を一人で担当していることがあります。

その場合、住民税の通知書が届いても、確認から入力、給与明細への反映、従業員への通知までを一人で対応しなければならないことがあります。

特に、

• 退職者がいる
• 中途入社者がいる
• 育休・休職者がいる
• 複数の市区町村から通知書が届く
• 給与ソフトの設定に不安がある

といった場合は、確認項目が増えます。

住民税の処理は毎年発生するものですが、年に一度の切り替えだからこそ、確認漏れが起きやすい業務でもあります。

税務・労務・給与の情報が分かれている場合

住民税の処理は、給与計算だけで完結するように見えますが、実際には税務・労務・給与の情報が関係します。

たとえば、

• 給与支払報告書の提出状況
• 退職者の異動届
• 中途入社者の特別徴収切替
• 給与ソフトへの入力
• 従業員への通知書配布
• 市区町村への納付

などです。

これらの情報が社内でバラバラに管理されていると、どこで確認すればよいか分かりにくくなります。

住民税の通知書が届いたタイミングで、給与・経理・労務の情報を一度整理しておくと、6月給与への反映がスムーズになります。

よくある質問

Q. 住民税の通知書はいつ会社に届きますか？

一般的には、5月頃に市区町村から会社へ届きます。

通知書に記載された住民税額は、通常、6月給与から翌年5月給与までの給与天引きに反映されます。

自治体や受取方法によって到着時期や形式が異なる場合があるため、会社宛ての郵送物やeLTAXの通知を確認しましょう。

Q. 6月分と7月以降の住民税額が違うのはなぜですか？

年間の住民税額を12か月で割り切れない場合、端数調整により6月分と7月以降の金額が異なることがあります。

そのため、給与ソフトへ入力するときは、6月分と7月〜翌年5月分を分けて確認することが大切です。

Q. 退職者が通知書に載っている場合はどうすればよいですか？

退職者が通知書に載っている場合は、退職時に住民税を一括徴収したのか、普通徴収へ切り替えたのか、異動届出書を提出しているのかを確認しましょう。

必要に応じて、市区町村からの変更通知や会社側の提出状況を確認することが大切です。

Q. 従業員本人にはどの通知書を渡せばよいですか？

一般的には、納税義務者用の通知書を従業員本人へ渡します。

電子データで受け取っている場合は、会社側で従業員に通知する方法を整えておく必要があります。

まとめ｜住民税の通知書が届いたら、6月給与への反映準備を早めに進めましょう

住民税の通知書が5月に会社へ届いたら、まずは6月給与から反映する税額を確認することが大切です。

特に、

• 6月分と7月以降の金額が違わないか
• 退職者や休職者が含まれていないか
• 中途入社者の対応が必要ないか
• 給与ソフトへ正しく入力できているか
• 従業員用通知書を適切に渡せるか

といった点を確認しておくと、給与計算でのミスを防ぎやすくなります。

住民税の通知書は、単に保管するだけの書類ではありません。6月給与からの控除額を正しく反映するための重要な資料です。

もし、退職者・中途入社者・休職者の対応や、給与ソフトへの入力、給与計算後の確認に不安がある場合は、早めに整理しておくと安心です。

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住民税通知書の処理や6月給与への反映に不安がある方は、お気軽にご相談ください。